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Outlook -Communiquer efficacement et organiser ses activités

Outlook -Communiquer efficacement et organiser ses activités

Présentation :

Logiciel de communication de la Suite Microsoft Office, Outlook  vous permet d'échanger rapidement des informations en interne et/ou vers l'extérieur.

Public :

Personnes souhaitant utiliser efficacement les différentes fonctions d'Outlook.

Objectifs :
 

  • Savoir communiquer grâce à la messagerie.
  • Savoir s'organiser grâce à l'agenda.


Durée :

Un jour.

Pré-requis :

Bonne connaissance de l'interface Windows7.

Certification :

Possibilité de délivrer une formation certifiante TOSA dans le cadre du CPF ou de la Période de Professionnalisation.
Prévoir le coût de la certification en supplément

Logo TOSA.

 

Pour toute demande concernant la formation contactez-nous au

03 80 60 52 99

Programme :

Découvrir l'environnement

  • Définir les principes généraux de la messagerie électronique
  • Découvrir l'écran et la liste des dossiers et modules d'Outlook
  • Utiliser le ruban
  • Visualiser les différents modes d'affichage
  • Paramétrer le volet de navigation, le volet de personnes

Communiquer grâce à la messagerie

  • Créer et envoyer des messages (fonctionnalité Infos-courrier avec Exchange)
  • Mettre en forme des messages
  • Joindre un fichier à un message
  • Ouvrir et enregistrer une pièce jointe (fichier ou objet Outlook)
  • Gérer les options des messages (importance, confirmation de lecture...)
  • Traiter les messages reçus (réponse, transfert)
  • Personnaliser ses messages avec une signature
  • Envoyer un message à partir d'une autre application (Word, Excel…)

Organiser sa boîte aux lettres

  • Trier les messages
  • Utiliser l'affichage : Conversations
  • Créer et utiliser les dossiers de classement et actions rapides
  • Organiser l'archivage grâce aux dossiers personnels ou archives online (Exchange)
  • Prévenir de son absence (Exchange Server)
  • Être sensible à la sécurité informatique

Les carnets d'adresses et contacts

  • Présentation et utilisation des différents carnets d'adresses : liste globale (Exchange Server), dossier contacts
  • Créer et gérer les contacts, contacts suggérés
  • Récupérer une adresse à partir d'un message
  • Concevoir et utiliser une liste de distribution (groupe [modéré avec Exchange])

Gérer son emploi du temps avec l'agenda

  • Présentation du calendrier Outlook et des types d'affichage
  • Créer et modifier des entrées d'agenda
  • Options des rendez-vous (rappel, privé...)
  • Les rendez-vous particuliers (évènements, rendez-vous périodiques...)
  • Modifier les options d'impression
  • Paramétrer les catégories de calendrier
  • Créer un agenda de groupe
  • Organiser des réunions (Exchange Server)

    • Créer une réunion : invitation des participants, vérification de leurs disponibilités
    • Répondre à une demande de réunion
    • Assurer le suivi des réponses
    • Planifier des ressources

Suivre la réalisation de tâches

  • Créer des tâches
  • Assigner une tâche (envoi d'une tâche à une autre personne)
  • Gérer les tâches (terminées, en cours, supprimées...)

Utiliser le journal et les notes

  • Créer et gérer des notes (mémos)
  • Découvrir et utiliser le journal
  • Modifier les paramètres
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