Digital CleanUp Day : nos conseils pour optimiser votre espace numérique
Le Digital CleanUp Day, c’est l’occasion de remettre en questions nos pratiques numériques ! Dans un monde où nos vies sont étroitement liées à la technologie, il est nécessaire de prendre le temps d’effectuer un tri pour tenir à jour les informations communiquées. Ainsi, limitez la pollution digitale et profitez d’un environnement sécurisé. Voici quelques conseils pour vous guider dans ce nettoyage.
1. Faites le tri dans vos fichiers
Tout d’abord, commencez par le plus simple : passez en revue les fichiers stockés sur vos appareils et dans le cloud. Organisez vos fichiers de manière logique pour faciliter l’accès. Pensez à supprimer les documents inutiles, les photos en double et les éléments obsolètes. Avez-vous réellement besoin de conserver l’intégralité des dossiers de l’entreprise depuis 2002 ?
2. Digital CleanUp Day : triez vos mails
La boîte de réception de votre messagerie électronique regorge d’informations, qui s’accumulent au fil des années. Prenez le temps de supprimer les courriels non essentiels, organisez les messages importants dans des dossiers et désabonnez-vous des newsletters inutiles. Cela permettra aussi de réduire le stress lié à la gestion des emails au quotidien.
Par ailleurs, nous vous conseillons de privilégier des solutions collaboratives afin d’éviter les nombreux allers-retours de mails lorsque vous travaillez à plusieurs sur un même dossier. Par exemple au sein du groupe Kandra, nous avons créé l’outil collaboratif QWIP qui permet d’échanger des messages et des fichiers. Celui-ci facilite les échanges mais vise aussi à réduire la pollution numérique en transmettant un seul message visible par plusieurs personnes.
3. Révisez vos paramètres de confidentialité et mots de passe
En outre, profitez du Digital CleanUp Day pour revoir les paramètres de confidentialité de vos comptes en ligne. Cette application de création digitale doit-elle nécessairement avoir accès à l’ensemble des fichiers présents sur votre ordinateur ? Prenez le temps de vérifier chaque paramètre et d’enlever les options inutiles, ce qui rendra les cyberattaques plus difficiles.
Nous vous conseillons également d’utiliser des mots de passe sécurisés, surtout pour vos données d’entreprise. A quand remonte la dernière fois que vous avez changé le mot de passe d’ouverture de votre ordinateur, ou de vos logiciels utilisés quotidiennement ? Pensez à renouveler vos mots de passe, même s’ils sont sécurisés.
Par ailleurs, oubliez les mots de passe comme « entreprise-compta2024! », ils sont facilement piratables bien que comportant des caractères spéciaux. Nous vous conseillons d’utiliser un générateur de mots de passe sécurisés, puis de les stocker via des solutions de confiance, comme l’outil Keepass. Avec cette solution, tous les collaborateurs de votre entreprise ont accès aux mots de passe mais aucun n’est stocké ni sauvegardé sur leur ordinateur.
4. Mettez à jour vos données et logiciels
Les smartphones et les ordinateurs accumulent souvent des logiciels ou applications qui ne sont plus utilisés. Passez-les en revue désinstallez ce qui n’est plus nécessaire. Cela libérera de l’espace de stockage et améliorera les performances de vos appareils. Par ailleurs, prenez le temps de rechercher votre entreprise sur les moteurs de recherche et analysez les résultats. Supprimez ou mettez à jour les informations obsolètes sur les réseaux sociaux, les forums et autres plateformes en ligne. Cela contribuera à construire une image en ligne plus précise et actuelle. Une mise à jour importante pour votre SEO également !
5. Digital CleanUp Day : sauvegardez vos données
Avant d’effectuer des suppressions massives, assurez-vous de sauvegarder vos données importantes. Utilisez des disques durs externes, des services de stockage cloud sécurisés ou d’autres moyens de sauvegarde fiables pour éviter toute perte accidentelle de données. Chez i-com, nous stockons toutes nos données sur un serveur sécurisé.
Le Digital CleanUp Day offre ainsi une opportunité précieuse de mettre à jour et d’épurer votre espace numérique. En adoptant ces conseils, vous pourrez libérer de l’espace, améliorer votre cybersécurité et simplifier votre expérience utilisateur.